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エクセル(Excel)を使いこなせば創造性のある「仕組み作り」ができるようになります。

エクセル(Excel)を使いこなせば創造性ある「仕組み作り」ができるようになります。

わたしはこれまで様々な会社の様々な部門で仕事をしてきました。

若いころはチームのプレゼン資料を作成するために朝から晩までひたすらパワーポイント(Office: Power Point)を作る日々に没頭しておりました。

フォーマットに1㎜でもズレがある、フォントが違う等本当に細かい部分でも厳しいチェックが入り少しでも違うとやり直しという日々を送っていました。

そのプレゼン資料に入れるデータに関してはエクセル(Office: Excel)を駆使して膨大量のデータを何らかの意図する形へ手を加えて分析、解析を行います。そこから使えそうなデータをチョイスしてプレゼン資料などに落とし込んでいきます。

これも上の人間の考えが少しでも変われば全てまた希望に沿うように作り直すというとにかく若い時はMicrosoft のOfficeとの闘いの日々でした。

人々は私のような朝から晩までデータ分析&解析、プレゼン資料の作成などに従事する人を「エクセル職人」「パワポ職人」などと呼びます。

結局あの頃に散々鍛えられたのデータの分析&解析能力などはその後のキャリアの中でもっとも有力な武器の1つとなり報酬にも反映されていくこととなりました。

システムでは融通の利かないようなイレギュラーな仕事にどのように対応していくかはその人の創造力にかかってきます。

創造力を具体的に落とし込んでいけるツールがまさにエクセルです。エクセルを自由自在に扱えるスキルを手に入れることはあなたが創造するものをいくらでも実際に表現することができるようになります。

エクセルはただの表計算ソフトではありません。自分自身で構成などを考えて組み上げていくことができる「システム」そのものです。

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エクセルを使うという事はロジックを組み立てていること

エクセルのデータ分析や解析に関しては具体的にはお話はしませんが私はエクセルを使うという事はロジックを組み立てていることと考えています。

例えば何も手を加えられていない膨大な量の素のデータがあっとします。それを足したり引いたり掛けたり割ったりをして何十枚ものスプレッドシートを経てある一つの数値を導き出したとします。

その数値がどのような意図があり求められたものかは誰かが知っているはずです。

当たり前のことですがその誰かとはそのシートを作った人です。

1つ1つスプレッドシートに「あーしよう、こうしよう」などといろいろ細工をして作り上げられているのです。

会社にある仰々しくあるシステムなどは結局のところ誰かが作ったエクセルファイルと同じようなものです。

できる人ほど仕組みを理解しようとする

何らかの意図をもって作り上げられたシステムから導き出された何かを人は活用して仕事をしています。

「計算なんかは機械にやらせておけばいい!」という人がけっこう多くいます。確かに出てきた数字を活用して何かを発展させていくのも大切なことです。

しかし私はこれまで出会ってきた「この人はできる!」と思う人ほどその数字が「どこからきているのか?」という事にこだわっている人が多かったように思います。

何か問題が起きた時にそれが「なぜ起きているのか?」という原因を突き止めるうえで何事も仕組みがわかっていないと原因解明ができません。

エクセルで「仕組み作り」の感性を磨く

エクセルは「仕組み」を作り上げることができるとても便利なツールです。

「仕組み作り」は創造性がないとなかなか難しいものです。エクセルは自分自身が頭の中で描いたものを形にしていくことができるツールと言えると思います。

抽象的な表現になってしまいますが以下の「仕組み作り」の必要なものを常に意識すると「何が必要なのか?何をしなくてはいけないのか?」など自分自身に問いかけ続けることができ作業的にも段階的に進めていくことができると思います。

仕組み作りに必要なモノ

  • 最終的(部分的)なゴールは何なのか? (例:発売予定の新色のTシャツの生産数を決めたい)
  • なぜそれが必要なのか? (例:在庫を抱えることは避けたいし、生産が足りないのは収益機会を逸することになるから)
  • どうすることでそのゴールにたどり着くことができるのか? (例:過去の同様のシャツや競合他社の売り上げ状況などがわかれば参考になる)
  • ゴールにたどり着くためには何が必要なのか? (例:自社の売り上げデータ、マーケティング会社などからデータを買い、加工していく)

以上のような流れを最終的なゴールだけでなく部分的なゴールにも設定してより細分化していくことでより精緻なものが出来上がってきます。

こういったものを作り上げていくことにはある程度の慣れが必要ですが数をこなすほど良いものが出来上がります。

この作業こそ「仕組み作り、システム作り」になります。

エクセルを活用していくことで大量のデータを扱うだけでなくさまざまな仕組み作りに取り組んでいけます。

是非ともエクセルを自在に操れるようになり「仕組み作り」の感性を磨いてください!

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